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È davvero necessario un wedding ed event planner?

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Affrontiamo oggi una tematica che interessa gran parte delle persone che si interfacciano con l’organizzazione di un evento o, più in particolare, con la pianificazione del proprio matrimonio.

Bene, parleremo in questo caso in dettaglio proprio del wedding planning.

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Sicuramente, dopo il giusto entusiasmo iniziale e l’esaltazione dei primi momenti per intraprendere i vari preparativi, ci si scontra inevitabilmente con un mondo fatto di piccole burocrazie, di preventivi da valutare, di contratti da analizzare, di sentieri da percorrere con un ordine logico per ottimizzare i tempi, di priorità da seguire, di scadenze da rispettare, di logistica da programmare…

Probabilmente quindi a qualcuno è capitato di pensare: “Ma potrei avere bisogno di un wedding planner/event planner?” e poi: “Ma per me può essere veramente necessaria questa figura?”.

È qui che vorrei rispondere ad alcuni di questi quesiti che possono affiorare, per poter capire se si è pronti a svolgere tutto semplicemente in autonomia o se si è nella condizione di poter aver bisogno di un affiancamento.

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Iniziamo a trattare l’argomento, lasciando certamente da parte quel sarcasmo e quel velo circense che ha acquisito l’immagine dell’organizzatore di eventi a seguito di certi “canoni televisivi” e a seguito della diffusione sempre maggiore di figure non professionali e improvvisate.

Vediamo quindi di seguito la valutazione di certi aspetti e di certi quesiti in cui è facile imbattersi.

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1.QUESTIONE ECONOMICA

Questo è uno degli elementi principali che spesso fa abbandonare l’idea di considerare l’aiuto di un organizzatore di eventi, ma è doveroso sottolineare due punti fondamentali: in primis che il costo del servizio, nella maggior parte dei casi, rientra nel budget totale (a disposizione per l’evento) del cliente e in secondo luogo è importante sapere che la cifra non è fissa, ma dipende da diverse variabili e anche da quale tipologia viene richiesta tra i vari servizi.

Inoltre, rimanendo in tema “economico”, uno dei compiti principali di un wedding ed event planner è proprio quello di aiutare il cliente a ottimizzare la somma che ha a disposizione per non sforare il budget.

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2.MANCANZA DI TEMPO

Uno dei motivi fondamentali per cui ci si affida spesso a questa figura professionale è sicuramente l’avere poco tempo a disposizione (causa lavoro, per distanza logistica, per i ritmi di vita frenetici o per vari altri motivi).

Essere affiancati da un organizzatore di eventi significa quindi ottimizzare i diversi passaggi, abbattere le strette tempistiche, sapere che (dopo una prima scrematura di scelte) c’è qualcuno che può fissare i tanti appuntamenti con i diversi fornitori e per i vari sopralluoghi… Insomma, un valido supporto per poter riunire tutti i tasselli del puzzle.

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3.MENO STRESS, PIÙ APPREZZAMENTO DEI PREPARATIVI

Prendere in considerazione un wedding ed event planner non significa dover poi affidare ad occhi chiusi ad una persona estranea la pianificazione del proprio evento! Non si tratta quindi di dover rinunciare alla parte più creativa dei preparativi, ma anzi la si può apprezzare maggiormente, avendo accanto un valido supporto e un punto di riferimento che possa semplificare l’iter organizzativo (fornendo una timeline da poter seguire e adoperandosi perchè venga rispettata) e che possa così aiutare ad affrontare lo stress che comporta solitamente il dover organizzare da soli un evento di tale portata.

[Sapevate che gli studiosi americani Holmes e Rahe nel 1967 hanno stilato una classifica degli eventi che provocano più stress? E guardate un po’ a che posizione si trova il matrimonio, con la sua organizzazione: tabella dello stress]

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4.COORDINAMENTO DEL GRANDE GIORNO E GESTIONE DEGLI IMPREVISTI

Dopo aver pianificato con cura tutti i dettagli per il giorno dell’evento, avete pensato anche al coordinamento strategico dei tantissimi aspetti previsti appunto durante la giornata?

È qui che entra in gioco uno dei compiti più apprezzati di un wedding ed event planner: oggi i matrimoni sono diventati sicuramente più complessi e più ricchi di elementi (che inoltre innalzano ulteriormente la probabilità del verificarsi di imprevisti) ed è fondamentale una buona regia di tutto questo durante il grande giorno. Questa non può però essere affidata ad un responsabile della location in cui si svolgerà l’evento (che giustamente deve seguire le priorità della struttura e non può gestire ciò che ne avviene al di fuori) o all’amica, alla mamma, al conoscente (e tanto meno agli sposi stessi), perchè, oltre a non sapere esattamente come muoversi professionalmente nell’ambito, hanno il diritto di godersi come tutti la giornata.

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In cosa consiste quindi la regia svolta da un wedding ed event planner?
– Preparare un timing, ovvero un planning della giornata per fornitori e sposi, con tempistiche, spostamenti e contatti di riferimento.
– Coordinare e supervisionare tutti i fornitori coinvolti (ricordiamo che ciascun fornitore sa fare perfettamente il suo lavoro e che un event planner non è un loro sostituto, ma è un riferimento per gestire una grande squadra di professionisti).
– Intervenire prontamente in presenza di imprevisti e risolverli a tempo record.

Quindi un wedding ed event planner è fondamentale per un ottimo coordinamento durante l’evento, avendo inoltre la grande capacità di non essere invadente e di rimanere una figura discreta, ma presente allo stesso tempo.

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Per concludere: alla domanda “È per forza necessario un wedding ed event planner?”, la risposta è no. Ma alla domanda “Il wedding ed event planner è una figura che aiuta a semplificare le cose, senza un grosso costo aggiuntivo, che permette di ottimizzare i tempi, godersi il meglio dei preparativi senza troppo stress e soprattutto che può coordinare le varie situazioni durante il giorno dell’evento?”, la risposta è SÌ.

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Spero di aver fornito alcune delucidazioni in merito a tale argomento e soprattutto in merito ad una figura professionale che spesso viene considerata come un “di più” e come un’aggiunta che non tutti si possono permettere, quando in realtà non è così. 🙂

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Beatrice

Beatrice Events & Weddings

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